Vad är indirekta kostnader
Vanligtvis är det ett tvåpartsförhållande mellan ett leasingbolag och KI. Leasingbolaget köper in eller äger utrustning som sedan hyrs ut till KI mot en avgift.
Dock bör man tänka på att fullt skatteavdrag inte kan göras vid representation, se Regler och riktlinjer om representatio n samt särskild konteringsguide vid Karolinska Institutet. Kostnader kan definieras som värdet av de resurser som Karolinska Institutet har förbrukat, till skillnad från utgifter som avser anskaffning av resurserna.
En finansiell kostnad är en kostnad som inte rör den egentliga verksamheten, t ex räntekostnader eller förlust vid försäljning av värdepapper. Ofta är avtalstiden kortare än utrustningens ekonomiska livslängd sällan längre än 3 år. Det finns två typer av leasing: finansiell och operationell, där operationell leasing oftast avser behov under en kortare tid. Presentkort som går att byta mot pengar är inte heller en tillåten representationsgåva.
Kostnader för lokaler avser också kostnader för elektricitet, vatten, bränsle, städning och reparation av lokaler. Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasinggivare - på avtalade villkor under en avtalad period - ger en leasingtagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. För ytterligare information hänvisas till Grants Management Office.
Aktuella riktlinjer om resor finns i KI:s resereglemente. Vissa finansiärer, främst internationella gåvogivare som EU och USA, ställer särskilda krav på vilka kostnader de erkänner som giltiga respektive icke-giltiga för ersättning. Som exempel på icke-giltiga kostnader i EU-projekt kan nämnas utländsk moms VAT , som enligt KI:s regler bokförs på kostnadskonto, skuldräntor, kursförluster mm.
Som övriga driftskostnader bokförs förutom inköp av varor även inköp av tjänster, t ex service och underhåll, resekostnader, extern representation, operationell leasing, konsulttjänster osv. En kalkyl måste upprättas som visar vilket alternativ som är förmånligast innan ett avtal undertecknas. Personalkostnader konteras huvudsakligen inom kontoklass 4 via personalsystemet Primula.
I kontoklass 55 redovisas kostnader i samband med anställdas resor i tjänsten samt reseersättning för icke-anställda personer, t ex inbjudna gästföreläsare.
Operationell leasing kan också liknas vid en hyressituation. Vid leasingavtalets början ska det åtminstone framstå som rimligt att man kommer att vilja köpa ut tillgången. Ett av kriterierna för att ett avtal ska klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är att vissa fördelar kommer att överföras från leasinggivare till leasingtagare. Kostnader som exempelvis personalkostnader, kostnader för lokaler, övriga driftkostnader, avskrivnings- och finansiell kostnader, samt indirekta kostnader INDI.
Äganderätten kan, men behöver inte, slutligen övergå till leasingtagaren. Ett leasingavtal som inte klassificeras som ett finansiellt avtal är ett operationellt leasingavtal.
Ordförklaring för indirekta kostnader
Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen och det innebär att det lätt uppstår frågor om hur representation ska definieras och konteras. Förutom löner och arvoden bokförs även alla typer av personliga ersättningar som arbetsgivaren måste lämna kontrolluppgift för, t ex traktamenten, bilersättningar och läkemedelsersättningar inom kontoklass 4 i Primula. Vid KI tillämpas bokföringsmässiga grunder för den ekonomiska redovisningen.
Ytterligare information om beloppsgränser, konteringsexempel etc.
Det bör påpekas att KI som myndighet inte får ge gåvor i form av bidrag till välgörande ändamål, t ex välgörenhetsfonder, ideella organisationer eller liknande. Ett finansiellt leasingavtal innebär att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av en tillgång i allt väsentligt överförs från leasinggivaren till leasingtagaren. Övriga utlägg och resekostnader konteras i Primula genom att de anställda registrerar reseräkning i PA-webben.
Det innebär att transaktioner och andra händelser bokförs när de inträffar och inte enbart vid ut- eller inbetalningar, samt att de redovisas för den period som de hänför sig. Leasingbolaget står bland annat för service, underhåll och försäkringar. Resekostnaderna konteras i huvudsak i EFH när faktura kommer från resebolaget.
Vid KI finns därför Regler och riktlinjer om representation som ska vara till hjälp vid bedömning om vad som kan klassificeras som representation samt vad som är intern respektive extern representation. Vid KI redovisas finansiella kostnader under kontoklass Här bokförs således dröjsmålsräntor, kursförluster, plusgiroavgifter och inkassokostnader.
Indirekta kostnader
Detta kallas även kostnadsmässig redovisning. Enligt FÅB Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag ska verksamhetens kostnader i resultaträkning fördelas på följande rubriker. Sambandet med KI:s verksamhet ska klart framgå i verifikationen. När ersättning för resekostnader sker i form av att faktura inkommer från företag med F-skattsedel , som fakturerar oss för tjänster, bokförs dessa i kontoklass 57, Köp av tjänster.